Overtypen van een papieren factuur of PDF-bestand is vanaf nu verleden tijd. Vanaf heden bieden wij ook facturen in XML-formaat aan voor een gemakkelijke import in jouw eigen software.

Bestandsformaat
We leveren facturen aan in INSBOU003 formaat. Het bestand heeft de extensie .xml. Het is belangrijk dat jouw software overweg kan met deze bestanden. Bij twijfel kun je dit het beste navragen bij de leverancier van jouw software.
Je dient ook te beschikken over een GLN nummer, dit is noodzakelijk voor het werken met XML-bestanden.

Een GLN nummer kun je aanvragen via Ketenstandaard: ketenstandaard.nl/word-deelnemer.

Dezelfde facturen
Je krijgt, wanneer dit eenmaal is ingesteld, een XML-bestand voor elke factuur, precies zoals je het gewend bent. Het maakt daarbij niet uit of het een factuur per order of een verzamelfactuur betreft, dit blijft zoals je het met ons hebt afgesproken. Indien je dit wenst, sturen we met het XML-bestand een PDF-bestand mee van de factuur.

Overbrengen van de bestanden
We kunnen de bestanden op verschillende manieren bij je aanleveren:

E-mail. Let op dat onze e-mail berichten niet worden tegengehouden door jouw spamfilter.
FTP. Wanneer je over een FTP-server beschikt is het mogelijk om de XML-bestanden ook naar deze server te uploaden.
Eerste XML-bestand
Zodra alles is ingesteld, komt de eerstvolgende factuur in .xml formaat jouw kant op, via de gewenste wijze. (per e-mail of als FTP-upload)

Ketenstandaard
Wij zijn partner van Ketenstandaard en ondersteunen het orderproces SALES met orderbericht, orderbevestiging, pakbonbericht en factuurbericht. Meer hierover, en hoe je er gebruik van kunt maken vind je hier: ketenstandaard.nl/sales/sales-berichten/